Persediaan e-Invoice untuk Bisnes Kecil

1. Lengkapkan profil syarikat

Pastikan nama perniagaan, nombor pendaftaran, TIN, alamat dan maklumat hubungan disimpan dalam format yang betul. Gunakan maklumat yang sama pada profil sistem dan dokumen perniagaan supaya tiada percanggahan apabila semakan dibuat.

Lantik seorang pemilik proses untuk menyemak perubahan maklumat syarikat. Jika alamat, nombor telefon atau butiran pendaftaran berubah, kemas kini rekod induk terlebih dahulu sebelum menghasilkan dokumen baharu.

2. Susun maklumat pelanggan dan pembekal

Data pelanggan yang tidak lengkap boleh melambatkan penyediaan dokumen. Bina satu rekod bagi setiap pelanggan dan elakkan nama yang sama disimpan berulang kali dengan ejaan berbeza.

• Nama individu atau syarikat.
• Nombor pengenalan atau pendaftaran apabila diperlukan.
• TIN dan maklumat cukai yang berkaitan.
• Alamat, e-mel serta nombor telefon untuk rujukan.

Lakukan perkara yang sama untuk pembekal supaya rekod belian dan dokumen sokongan mudah dipadankan.

3. Kemaskan senarai produk dan servis

Gunakan nama produk, unit ukuran, harga dan penerangan yang konsisten. Jika bisnes mempunyai banyak variasi produk, gunakan kod dalaman yang mudah dicari dan difahami oleh pekerja.

Semak juga klasifikasi yang digunakan untuk produk atau servis. Simpan satu senarai induk dan rekod sebab perubahan supaya pasukan tidak memilih kod secara rawak pada setiap transaksi.

4. Wujudkan aliran semakan transaksi

Tetapkan siapa yang memasukkan jualan, siapa yang menyemak dokumen dan siapa yang meluluskan pembetulan. Pembahagian tugas mengurangkan risiko dokumen dihantar dengan jumlah, pelanggan atau butiran produk yang salah.

1. Semak tarikh dan nombor dokumen.
2. Padankan pelanggan dengan rekod induk.
3. Semak item, kuantiti, harga dan jumlah.
4. Sahkan dokumen sokongan tersedia.
5. Catat sebab bagi pembatalan atau pembetulan.

5. Simpan bukti dan pantau status

Simpan invoice, resit, nota kredit dan dokumen sokongan bersama transaksi yang berkaitan. Gunakan status yang jelas seperti draf, menunggu semakan, dihantar, diterima atau perlu tindakan supaya pasukan tahu langkah seterusnya.

Keperluan teknikal dan garis masa boleh berubah. Semak portal serta dokumentasi rasmi MyInvois/LHDN sebelum melaksanakan penghantaran sebenar. Sistem rekod yang teratur membantu anda menyesuaikan proses apabila terdapat perubahan.